Bỏ Chuột Ra, Bật Tốc Độ Thần Thánh: Tổng Hợp Phím Tắt Vàng Xử Lý Excel & Google Sheets Nhanh Gấp 3 Lần

Chào anh em đồng râm trên diễn đàn XINH.ME![b]

Lại là tôi đây. Hôm nay ngồi lướt qua mấy box công sở, thấy nhiều anh em than thở chuyện tối ngày cặm cụi với đống bảng tính Excel hay Google Sheets đến tận 8-9 giờ tối chưa xong. Nhìn anh em tay cầm chuột click click mỏi nhừ, copy-paste từng dòng mà tôi thấy thương... và thấy số nóng ruột ghê gớm. Thú thật với anh em, ngày xưa tôi cũng từng là "nô lệ" của con chuột máy tính như thế cho đến khi ngộ ra một chân lý: [b]Thành thạo phím tắt chính là siêu năng lực cứu rỗi cuộc đời dân văn phòng.Hôm nay, không dài dòng nữa, tôi xin tổng hợp lại toàn bộ "bộ pháp" phím tắt vàng ngọc mà tôi đã đúc kết và chắt lọc qua hàng chục dự án lớn nhỏ. Đảm bảo anh em nắm trọn đống này, tốc độ xử lý công việc sẽ bay vút lên 300%, sếp nhìn thấy chỉ có trầm trồ khen ngợi!

1. Những phím tắt "vỡ lòng" nhưng dùng là ghiền mỗi giây mỗi phút

Nhiều ông cứ nghĩ biết Ctrl+C với Ctrl+V là đủ. Xin lỗi đi, thế thì vẫn còn chậm lắm! Hãy nâng cấp ngay phản xạ của đôi tay với bộ đôi quyền lực này:Ctrl + C / Ctrl + V: Sao chép và dán (Ai cũng biết nhưng phải nhắc lại vì sự quan trọng).
Ctrl + Z / Ctrl + Y: Quay lại bước trước (Undo) và làm lại bước vừa hủy (Redo). Cứu tinh khi lỡ tay xóa nhầm dữ liệu.
F4: Phím tắt "thần thánh" bậc nhất. Nó giúp lặp lại thao tác gần nhất của bạn. Format xong một ô, sang ô khác chỉ việc bấm F4, cực kỳ nhàn hạ.2. Di chuyển và chọn vùng dữ liệu "tốc độ ánh sáng" (Quên con chuột đi!)[b]
Tật xấu lớn nhất của dân văn phòng là hay dùng chuột bôi đen những bảng tính có hàng nghìn dòng. Tay trượt phát là đi tong buổi chiều!

[b]Ctrl + Phím điều hướng (Mũi tên): Nhảy thẳng đến ô dữ liệu cuối cùng theo hướng mũi tên.
Ctrl + Shift + Phím điều hướng: Vừa nhảy vừa bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu. Chỉ 1 giây là chọn xong bảng hàng vạn dòng.
Ctrl + A: Chọn toàn bộ bảng tính (bấm 1 lần chọn vùng dữ liệu, bấm 2 lần chọn toàn sheet).
Ctrl + Home / Ctrl + End: Về ô đầu tiên (A1) hoặc ô cuối cùng có chứa dữ liệu của bảng.

3. Định dạng dữ liệu (Formatting) chuyên nghiệp trong chớp mắt

Bảng tính đẹp mắt không chỉ giúp dễ nhìn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp. Thay vì mò mẫm trên thanh công cụ, hãy dùng ngay:Ctrl + Shift + $: Định dạng kiểu tiền tệ (VND, USD...).
Ctrl + Shift + %: Định dạng kiểu phần trăm tức thì.
Ctrl + Shift + #: Đổi sang định dạng ngày tháng năm (Date) chuẩn chỉnh.

Ctrl + B / Ctrl + I / Ctrl + U:[/b] In đậm, in nghiêng, gạch chân.

"Công nghệ sinh ra để phục vụ con người, chứ con người không sinh ra để làm nô lệ cho bảng tính. Biết dùng phím tắt chính là cách bạn tự giải phóng thời gian cho chính mình." - Trích lời một cao thủ ẩn danh tại XINH.ME.

4. Xử lý hàng, cột và công thức như một Phù thủy Excel

Đây là phần anh em hóng nhất đây. Những thao tác chèn, xóa, ẩn hiện tưởng phức tạp nhưng hóa ra lại cực kỳ đơn giản:

[b]Ctrl + Phí dấu cộng (+)[b] hoặc [b]Ctrl + Shift + =: Mở bảng chèn nhanh Hàng (Row) hoặc Cột (Column).
Ctrl + Dấu trừ (-): Xóa ngay hàng hoặc cột đang chọn.
Alt + =: Tự động tạo hàm SUM (Tính tổng) cho toàn bộ dãy số phía trên hoặc bên trái một cách thần tốc.
F2: Sửa trực tiếp nội dung trong ô mà không cần với tay nhấp đúp chuột.
Alt + Enter: Xuống dòng ngay trong cùng một ô (Cực kỳ hữu ích khi viết ghi chú dài).5. Bí kíp đặc quyền trên Google Sheets (Dành riêng cho anh em hệ thống mây)[b]
Google Sheets có một vài phím tắt đặc biệt mà Excel không có hoặc có chút khác biệt nhỏ, anh em lưu ý nhé:

[b]Ctrl + Alt + V: Chỉ dán định dạng hoặc chỉ dán giá trị (Paste Special nhanh gọn).
Ctrl + Shift + V: Dán giá trị thuần túy (loại bỏ toàn bộ định dạng gốc và link ẩn).
Ctrl + /: Mở ngay bảng tra cứu toàn bộ danh sách phím tắt trực tiếp trên Google Sheets. Quá tiện lợi khi quên bài!

Lời kết từ người từng trải

Anh em ạ, ban đầu khi mới tập tành bỏ chuột, chắc chắn tay chân sẽ thấy vụng về, thậm chí còn chậm hơn bình thường. Nhưng tôi cam đoan với anh em, chỉ sau 3 đến 5 ngày kiên trì ép bản thân không được sờ đến chuột, đôi tay anh em sẽ hình thành phản xạ vô điều kiện. Lúc đó, nhìn người khác mồ hôi nhễ nhại kéo chuột, mình chỉ ngồi nhấp vài phím là xong việc, cảm giác phê phải biết!Hy vọng bài chia sẻ ngắn này từ góc nhỏ của tôi trên XINH.ME sẽ giúp anh em tối ưu hóa thời gian làm việc, sớm hoàn thành KPI để còn về sớm thưởng thức ly cà phê ấm áp bên gia đình.Nếu thấy bài viết hữu ích, đừng tiếc tôi 1 nút Like và chia sẻ cho anh em đồng nghiệp cùng tiến bộ nhé. Anh em còn phím tắt thần thánh nào nữa không? Bình luận bên dưới chúng ta cùng đàm đạo nào!